Eén systeem voor alle PV-processen
Solisplan ontwerpt, installeert en onderhoudt zonne-energiesystemen. Het lastige aan zo'n offerte is niet de techniek, maar de regelgeving eromheen: welke subsidies en fiscale regelingen gelden er op dit moment, en wat betekent dat voor de terugverdientijd van dit specifieke dak.
Voor Solisplan bouwden we een ERP waarin dat rekenwerk in de offerte zelf zit. Daaromheen loopt het project door naar planning, uitvoering, onderhoud en facturatie.
Subsidies doorgerekend in de offerte
Voorraad & orders in de boekhouding
De uitdaging
Een PV-project loopt van de eerste klantvraag tot het onderhoud jaren later. Onderweg beïnvloeden subsidies en regelingen de berekening die de offerte bepaalt, en die berekening moet bij elk voorstel opnieuw kloppen.
Solisplan wilde die stappen op één plek aan elkaar hangen. Concreet moest het systeem:
- offertes opstellen zonder dat er per project opnieuw gerekend wordt;
- de voordelen uit wet- en regelgeving automatisch meenemen in die berekening;
- vastleggen wie een voorstel technisch en wie het financieel heeft goedgekeurd;
- collega's en partners in hetzelfde dossier laten werken;
- laten zien waar elk projectonderdeel staat, zonder iemand te bellen.
Regelgeving zit in de berekening
Het zwaartepunt van het systeem zit in de offertefase, want daar komen de techniek en de regelgeving bij elkaar. Wie een offerte maakt, vult de projectgegevens in; het systeem doet de rest.
- Offertecalculatie op maat. Op basis van projectdetails, materiaalkeuze en de regelingen die op dat moment gelden, stelt het systeem de offerte samen.
- De financiële voordelen doorgerekend. Wat een regeling oplevert, staat in de offerte in plaats van in een losse berekening ernaast.
- Goedkeuringen vastgelegd. Wie een voorstel technisch heeft beoordeeld en wie het financieel heeft goedgekeurd, is later terug te vinden.
Projectbeheer en samenwerking
Is de offerte getekend, dan loopt het project door in hetzelfde systeem. Iedereen die eraan werkt ziet dezelfde stand van zaken.
- Projectbeheer. Van intake tot oplevering is per onderdeel te zien hoe het ervoor staat en wie aan zet is.
- Samen in één dossier. Kantoor en buitendienst werken in dezelfde omgeving, dus er is maar één actuele versie.
- Overal te openen. Het draait in de browser, dus is er geen installatie voor nodig.
Van de eerste berekening tot het onderhoud erna
Bij Solisplan loopt een project van de offerte tot de service jaren later door hetzelfde systeem. Hoe we zo'n keten op één plek onderbrengen, lees je bij ERP op maat.
- Direct contact met de ontwikkelaars
Extra modules en koppelingen
Naast de kern zijn er in de loop van de tijd modules en koppelingen bij gekomen, steeds omdat er ergens nog met de hand werd overgetypt.
- Voorraadapp met Visma-koppeling. Medewerkers werken de voorraad bij op locatie; de mutatie staat direct in Visma.
- HubSpot-koppeling. Verkoopinformatie hangt aan de projectgegevens, zodat opvolging niet apart in een tweede systeem hoeft te worden bijgehouden.
- Pickorder-app. Externe installateurs en eigen medewerkers geven aan welk materiaal ze meenemen of nodig hebben, terwijl de voorraadbeheerder overzicht houdt.
Die pickorder-app is later uitgegroeid tot een zelfstandige toepassing.
Het resultaat
Doordat per onderdeel zichtbaar is waar het staat en wie aan zet is, zie je meteen wie er ruimte heeft en wie niet.
De samenwerking en de toekomst
We zijn begonnen met een klikbaar prototype in plaats van een specificatiedocument. Dat schoot een paar aannames af voordat er een regel code stond. Daarna hebben we in werksessies op locatie de schermen en de functionaliteit bijgeschaafd, met de mensen die er straks elke dag in werken.
Het systeem is zo opgezet dat er onderdelen bij kunnen: extra rapportages, andere workflows, nieuwe modules voor diensten die Solisplan later toevoegt. Daar hoeft de basis niet voor open.
Je eigen vraag voorleggen?
Bel ons, of plan een kennismaking.