ERP en werkbon-app voor onderhoud op locatie
Van der Vleuten Interieurbeplanting verzorgt en onderhoudt beplanting bij bedrijven en instellingen door heel Nederland. Het werk speelt zich tegelijk af op kantoor en op honderden locaties. Voor Van der Vleuten ontwikkelen en onderhouden we een platform waarin offerte, planning, werkbonnen, urenregistratie en facturatie samenkomen — gekoppeld aan de boekhouding en met een eigen app voor de plantverzorgers op locatie.
Werkbonnen, foto's en handtekening op locatie
Orders & facturen direct naar iMuis / King
De uitdaging
De administratie liep via losse pakketten en spreadsheets, terwijl het werk zich grotendeels op klantlocaties afspeelt. Daar hadden de plantverzorgers geen betrouwbare manier om hun bezoeken, uren en bevindingen vast te leggen. De vraag was om alles in één keten te brengen:
- Eén systeem voor offerte, planning en facturatie zodat dezelfde gegevens niet meer over losse bestanden lopen.
- Werkbonnen op tablet en telefoon, direct in te vullen op de klantlocatie.
- Directe koppeling met de boekhouding, zodat orders en facturen zonder dubbele invoer in de financiële administratie staan.
- Inzicht in de uren per medewerker, project en bezoek.
Het ERP — kantoor en werkvoorbereiding
Op kantoor draait een dashboard waarin de hele klantketen samenkomt. Vanaf het eerste contact tot en met de factuur loopt elk project door dezelfde omgeving.
- CRM en contacten voor leads, klanten en contactpersonen.
- Offertes en contractregels voor losse opdrachten én doorlopende onderhoudscontracten.
- Productieplanning met inzicht in beschikbare uren per medewerker en per week.
- Werkorders en planten-orders als brug tussen kantoor en de verzorgers op locatie.
- Facturatie met koppeling naar iMuis / King Finance, zodat boekhoudmutaties zonder tussenstap doorlopen.
Iets vergelijkbaars nodig?
Loop je tegen een vergelijkbaar vraagstuk aan? Leg het ons voor, dan denken we mee over een oplossing die past.
- Een inhoudelijk gesprek, geen verkooppraatje
- Reactie binnen 24 uur
- Direct contact met de ontwikkelaars
App voor verzorgers op locatie
Voor de plantverzorgers bouwden we een app voor op locatie. Werkbonnen staan klaar op tablet of telefoon, en wat ter plekke wordt ingevuld komt terug in het kantoorsysteem.
- Werkbonnen afhandelen op locatie, met foto's en handtekening van de klant op het scherm.
- Inklokken en uitklokken per bezoek, zodat uren direct aan het juiste project hangen.
- Bevindingen per bezoek vastleggen, zodat kantoor weet wat er op locatie speelt.
Vragen stellen aan je eigen gegevens
In het platform zit een assistent waaraan je in gewone taal vragen kunt stellen over je eigen gegevens. In plaats van zelf door overzichten en filters te zoeken, stel je je vraag en krijg je antwoord op basis van wat er in het systeem staat.
- Vragen over de planning, zoals welke bezoeken er deze week voor een klant openstaan.
- Vragen over klanten, zoals welke contracten er bij een relatie lopen.
- Vragen over medewerkers en uren, zoals wie er deze week nog ruimte in de planning heeft.
De assistent leest mee met de gegevens die er al zijn en verandert er niets aan: hij geeft antwoord, jij houdt de regie.
Eén keten van offerte tot factuur
Het werk van Van der Vleuten loopt nu via dit platform. Wat begon met de basis voor klanten, projecten en planning is in stappen uitgebreid met de werkbon-app, een urenregistratie die meeloopt met de bezoeken, en een directe koppeling naar de boekhouding.
We werken in korte sprints met vaste releases, zodat nieuwe wensen meelopen in het gewone werk. Het systeem groeit mee met de werkwijze, in plaats van dat de werkwijze zich moet aanpassen aan een pakket.
In het kort
Het platform van Van der Vleuten in het kort.
Eén keten
Offerte, planning, werkbonnen, urenregistratie en facturatie bij elkaar.
Werkbon-app
Werkbonnen, foto's en handtekening op locatie, direct terug in het kantoorsysteem.
Boekhoudkoppeling
Orders en facturen direct naar iMuis / King Finance, zonder dubbele invoer.
CRM en contacten
Leads, klanten en contactpersonen overzichtelijk bij elkaar.
Productieplanning
Inzicht in beschikbare uren per medewerker en per week.
Urenregistratie
In- en uitklokken per bezoek, zodat uren direct aan het juiste project hangen.
Vraag het je gegevens
Stel in gewone taal vragen over planning, klanten en uren — de assistent leest mee en geeft antwoord.
Vragen of een project bespreken?
Bel ons of plan een kennismaking — dan bespreken we wat er nodig is en of wij de juiste partij zijn.
Reactie binnen 24 uur