ERP en werkbon-app voor onderhoud op locatie
Van der Vleuten Interieurbeplanting verzorgt en onderhoudt beplanting bij bedrijven en instellingen door heel Nederland. Het werk speelt zich zowel op kantoor als op honderden klantlocaties af. Voor Van der Vleuten ontwikkelen en onderhouden we een platform waarin offerte, planning, werkbonnen, urenregistratie en facturatie samenkomen, gekoppeld aan de boekhouding en met een eigen app voor de plantverzorgers op locatie.
Werkbonnen, foto's en handtekening op locatie
Orders & facturen direct naar iMuis / King
De uitdaging
Het werk van een plantverzorger speelt zich grotendeels op klantlocaties af, terwijl de administratie op kantoor staat. Alles wat op locatie gebeurt moet dus zonder overtypen in de administratie terechtkomen. De vraag was om die twee in één keten te brengen:
- Eén systeem voor offerte, planning en facturatie, in plaats van losse bestanden per stap.
- Werkbonnen op tablet en telefoon, direct in te vullen op de klantlocatie.
- Directe koppeling met de boekhouding, zodat orders en facturen zonder dubbele invoer in de financiële administratie staan.
- Inzicht in de uren per medewerker, project en bezoek.
Het ERP voor kantoor en werkvoorbereiding
Op kantoor draait een dashboard waarin de hele klantketen samenkomt. Vanaf het eerste contact tot en met de factuur blijft elk project in dezelfde omgeving.
- CRM en contacten voor leads, klanten en contactpersonen.
- Offertes en contractregels voor losse opdrachten én doorlopende onderhoudscontracten.
- Productieplanning met inzicht in beschikbare uren per medewerker en per week.
- Werkorders en plantenorders als brug tussen kantoor en locatie.
- Facturatie met koppeling naar iMuis / King Finance, zodat boekhoudmutaties zonder tussenstap doorlopen.
Werk op locatie dat op kantoor terechtkomt
De verzorgers van Van der Vleuten leggen bij de klant vast wat de administratie de volgende ochtend nodig heeft. Software voor de buitendienst gaat over uren en werkbonnen die meelopen met het bezoek.
- Direct contact met de ontwikkelaars
App voor verzorgers op locatie
Voor de plantverzorgers bouwden we een app voor op locatie. Werkbonnen staan klaar op tablet of telefoon, en wat ter plekke wordt ingevuld komt terug in het kantoorsysteem.
- Werkbonnen afhandelen op locatie, met foto's en handtekening van de klant op het scherm.
- Inklokken en uitklokken per bezoek, zodat uren direct aan het juiste project hangen.
- Bevindingen per bezoek vastleggen, zodat het kantoor weet wat er op locatie speelt.
Een assistent voor je eigen gegevens
In het platform zit een assistent waaraan je in gewone taal vragen kunt stellen over je eigen gegevens. In plaats van zelf door overzichten en filters te zoeken, stel je je vraag en krijg je antwoord op basis van wat er in het systeem staat.
- Vragen over de planning, zoals welke bezoeken er deze week voor een klant openstaan.
- Vragen over klanten, zoals welke contracten er bij een relatie lopen.
- Vragen over medewerkers en uren, zoals wie er deze week nog ruimte in de planning heeft.
De assistent leest mee met de gegevens die er al zijn en verandert er niets aan: hij geeft antwoord, jij houdt de regie.
Eén keten van offerte tot factuur
Het werk van Van der Vleuten loopt nu via dit platform. Wat begon met de basis voor klanten, projecten en planning is in stappen uitgebreid met de werkbon-app, een urenregistratie die meeloopt met de bezoeken, en een directe koppeling naar de boekhouding.
Nieuwe wensen lopen mee in het gewone ritme van releases. Zo groeit het systeem mee met de werkwijze, in plaats van dat de werkwijze zich naar een pakket moet schikken.
Je eigen vraag voorleggen?
Bel ons, of plan een kennismaking.