Leden die hun eigen zaken regelen, in plaats van het bureau
De Orde van Registertolken en -vertalers (Orde-rtv) vertegenwoordigt gecertificeerde tolken en vertalers in Nederland. Een vereniging als deze houdt meer bij dan een ledenlijst: contributie, inschrijvingen voor bijscholing, certificeringen die geldig moeten blijven, en een openbaar register waarin opdrachtgevers een tolk kunnen vinden.
De Orde wilde die onderdelen bij elkaar brengen. Daarvoor bouwden we één ledensysteem waarin leden zelf hun zaken regelen, zodat het bureau zijn tijd aan de leden kan besteden.
Leden in één ledensysteem
Inschrijven & contributie via iDEAL
De uitdaging
De Orde wilde een nieuwe website met een ledensysteem erachter. Eén plek waar een lid zijn lidmaatschap beheert, waar de contributie zonder tussenkomst van het bureau wordt verwerkt, en waar het bureau ziet welke aanmeldingen er liggen en wie er voor welke bijeenkomst is ingeschreven.
De aanpak
We zijn begonnen met uitzoeken hoe het werk rond ledenadministratie, contributie en evenementen loopt: welke stappen er zijn, wie ze doet en waarom ze er zijn. Een beroepsvereniging heeft daarin eisen die een gemiddeld ledenpakket niet kent. Daarna hebben we het systeem stap voor stap op die praktijk ingericht, zodat de website en het ledenportaal de gang van zaken bij de Orde volgen.
Iets vergelijkbaars nodig?
Loop je tegen een vergelijkbaar vraagstuk aan? Leg het ons voor, dan kijken we samen of maatwerk hier iets oplevert. Hoe we ledenbeheer, contributie en evenementen in één systeem brengen, lees je bij ledenadministratie software.
- Direct contact met de ontwikkelaars
De oplossing
Ledenportaal, administratie en website werken op dezelfde gegevens. Een wijziging hoeft daardoor maar op één plek te gebeuren.
Leden regelen het zelf
Een lid schrijft zichzelf in, beheert zijn profiel en betaalt de contributie via iDEAL. Aanmelden voor een bijeenkomst en een certificaat downloaden gaat net zo, zonder tussenkomst van een beheerder.
Wat het bureau ermee doet
Beheerders keuren nieuwe leden goed, houden betalingen in de gaten, publiceren notulen en nieuwsbrieven, maken evenementen aan en beheren de presentielijsten. Allemaal in dezelfde omgeving.
Het register hangt aan de website
Een gecertificeerd lid verschijnt automatisch in het openbare register, te filteren op taal, regio en specialisatie. Een opdrachtgever vindt zo zelf de juiste tolk.
Het resultaat
Ledenbeheer, communicatie, facturatie en evenementen staan in één overzicht, en de geldigheid van certificeringen wordt door het systeem bijgehouden. Inschrijvingen en contributiebetalingen lopen automatisch door.
De toekomst
Met deze basis kan de Orde de aandacht houden bij het werk voor de leden in plaats van bij de administratie eromheen. Komt er later behoefte aan extra rapportages, statistieken of nieuwe functies in het portaal, dan hangen die aan wat er al staat.
Vragen of een project bespreken?
Bel ons of plan een kennismaking. Dan bespreken we wat er nodig is en of wij de juiste partij zijn.