Inschrijven en betalen zonder het bureau
De Orde van Registertolken en -vertalers (Orde-rtv) vertegenwoordigt gecertificeerde tolken en vertalers in Nederland. Een vereniging als deze houdt meer bij dan een ledenlijst: contributie, inschrijvingen voor bijscholing, certificeringen die geldig moeten blijven, en een openbaar register waarin opdrachtgevers een tolk kunnen vinden.
De Orde wilde die onderdelen bij elkaar brengen. Daarvoor bouwden we één ledensysteem waarin een lid zijn inschrijving, contributie en aanmeldingen zelf doet, zodat het bureau zijn tijd aan de leden kan besteden.
Leden in één ledensysteem
Inschrijven & contributie via iDEAL
De uitdaging
De Orde wilde een nieuwe website met een ledensysteem erachter: één plek waar een lid zijn lidmaatschap beheert en de contributie zonder tussenkomst van het bureau wordt verwerkt. Op diezelfde plek ziet het bureau welke aanmeldingen er liggen en wie er voor welke bijeenkomst is ingeschreven.
De aanpak
We zijn begonnen met uitzoeken hoe het werk rond ledenadministratie, contributie en evenementen loopt: welke stappen er zijn, wie ze doet en waarom ze er zijn. Een beroepsvereniging heeft daarin eisen die een gemiddeld ledenpakket niet kent. Daarna hebben we het systeem stap voor stap op die praktijk ingericht, zodat de website en het ledenportaal de gang van zaken bij de Orde volgen.
Een portaal dat het bureau werk bespaart
Bij de Orde doet een lid zijn eigen inschrijving, betaling en aanmelding, zonder dat het bureau ertussen zit. Hoe we ledenbeheer, contributie en evenementen in één systeem onderbrengen, lees je bij ledenadministratie-software.
- Direct contact met de ontwikkelaars
De oplossing
Ledenportaal, administratie en website werken op dezelfde gegevens. Een wijziging hoeft daardoor maar op één plek te gebeuren.
Wat een lid zelf doet
Een lid schrijft zichzelf in, beheert zijn profiel en betaalt de contributie via iDEAL. Aanmelden voor een bijeenkomst en een certificaat downloaden gaat net zo, zonder tussenkomst van een beheerder.
Wat het bureau doet
Beheerders keuren nieuwe leden goed, houden betalingen in de gaten, publiceren notulen en nieuwsbrieven, maken evenementen aan en beheren de presentielijsten. Allemaal in dezelfde omgeving.
Het register hangt aan de website
Een gecertificeerd lid verschijnt automatisch in het openbare register, dat je kunt filteren op taal, regio en specialisatie. Een opdrachtgever vindt zo zelf de juiste tolk.
Het resultaat
Ledenbeheer, communicatie, facturatie en evenementen staan in één overzicht, en het systeem houdt de geldigheid van certificeringen bij. Inschrijvingen en contributiebetalingen lopen automatisch door.
De toekomst
Met deze basis kan de Orde zich richten op het werk voor de leden, in plaats van op de administratie eromheen. Komt er later behoefte aan extra rapportages, statistieken of nieuwe functies in het portaal, dan hangen die aan wat er al staat.
Je eigen vraag voorleggen?
Bel ons, of plan een kennismaking.