Volledige controle over leden, administratie en evenementen in één systeem
De Orde van Registertolken en -vertalers (Orde-rtv) vertegenwoordigt gecertificeerde tolken en vertalers in Nederland. Voor deze branchevereniging ontwikkelde Meierij IT een compleet ledensysteem, volledig afgestemd op hun werkprocessen.
Automatische koppelingen met de website, een gebruiksvriendelijke ledenomgeving en een solide beheerfunctie vormen samen de nieuwe digitale basis van de organisatie: volledige controle over leden, administratie en evenementen in één systeem, met minder handmatig werk voor de organisatie.
Leden in één ledensysteem
Inschrijven & contributie via iDEAL
De uitdaging
De Orde had een duidelijke wens: een nieuwe website mét gekoppeld ledensysteem. Een centrale plek waarin leden hun lidmaatschap kunnen beheren, waar contributie automatisch wordt verwerkt, en waarin beheerders overzicht houden op ledenstatus, aanmeldingen en evenementen.
De aanpak
We zijn begonnen met het in kaart brengen van de werkprocessen rond ledenadministratie, contributie en evenementen. Vanuit die opzet is het systeem stap voor stap ingericht. Zowel de website als het ledenportaal volgen de stappen die in het eigen werk terugkomen, in plaats van de brede functionaliteit van een standaardpakket.
Iets vergelijkbaars nodig?
Loop je tegen een vergelijkbaar vraagstuk aan? Leg het ons voor, dan denken we mee over een oplossing die past.
- Een inhoudelijk gesprek, geen verkooppraatje
- Reactie binnen 24 uur
- Direct contact met de ontwikkelaars
De oplossing
Minder administratie voor leden
Leden kunnen zichzelf inschrijven, hun profiel beheren en contributie betalen via iDEAL. Facturen zijn direct beschikbaar in hun eigen omgeving. Ook aanmelden voor evenementen en het downloaden van certificaten gebeurt eenvoudig via het ledenportaal – zonder tussenkomst van een beheerder.
Gebruiksvriendelijk en efficiënt beheer
Beheerders hebben alle tools binnen handbereik: leden goedkeuren, betalingen monitoren, documenten zoals notulen en nieuwsbrieven publiceren, evenementen aanmaken en presentielijsten beheren. Alles centraal, overzichtelijk en afgestemd op de praktijk.
Geïntegreerd systeem en vindbaarheid
Gecertificeerde leden worden automatisch zichtbaar op de website – met uitgebreide filteropties zoals taal, regio of specialisatie. Hierdoor zijn leden makkelijk vindbaar voor bezoekers en opdrachtgevers, zonder dat beheerders daar extra werk aan hebben.
Alle onderdelen – ledenportaal, administratie en website – zijn met elkaar verbonden. Daardoor is dubbele invoer verleden tijd en werkt de gehele organisatie met één actuele dataset.
Het resultaat
- Eén overzicht voor ledenbeheer, communicatie, facturatie en evenementen.
- Minder handmatig werk en dubbele invoer.
- Eén actuele dataset voor administratie, ledenportaal en website.
- Leden zijn beter vindbaar voor bezoekers via filters op taal, regio en specialisatie.
- Beheer en website lopen op dezelfde gegevens.
De toekomst
Met dit als basis kan de Orde de aandacht houden op wat er voor de leden moet gebeuren. Aanvullingen op het systeem — bijvoorbeeld extra rapportages, statistieken of nieuwe functies voor leden — kunnen later gericht worden toegevoegd, zonder opnieuw te beginnen.
In het kort
Het ledensysteem in het kort.
Ledenportaal
Zelf inschrijven, profiel beheren en contributie betalen via iDEAL.
Efficiënt beheer
Leden, betalingen, evenementen en documenten centraal in één omgeving.
Website-koppeling
Gecertificeerde leden automatisch vindbaar, met filters op taal, regio en specialisatie.
Evenementen
Aanmelden, presentielijsten beheren en certificaten downloaden via het ledenportaal.
Documentbeheer
Notulen en nieuwsbrieven centraal publiceren voor de leden.
Eén dataset
Administratie, ledenportaal en website verbonden, zonder dubbele invoer.
Vragen of een project bespreken?
Bel ons of plan een kennismaking — dan bespreken we wat er nodig is en of wij de juiste partij zijn.
Reactie binnen 24 uur